Les réunions sont à la fois des outils essentiels pour la collaboration et des sources de frustration lorsqu’elles sont mal gérées. Dans un monde où le temps est une ressource précieuse, optimiser la productivité des réunions est devenu une priorité pour de nombreuses entreprises et équipes. Créer un environnement de réunion efficace peut faire toute la différence entre une réunion fructueuse qui fait avancer les choses et une perte de temps.

Depuis près de 8 ans, plusieurs centaines d’entreprises ont foulés les portes du Loft pour accueillir leurs collaborateurs en réunion. C’est pourquoi aujourd’hui la team du Loft vous donne ses conseils pour créer un environnement de réunion efficace.

Conseil n°1 : Établir un objectif clair

Afin d’être la plus efficiente possible, toute réunion devrait avoir un objectif précis. Avant même d’envoyer une invitation, posez-vous la question : quelle est la raison principale de cette réunion ? Définissez clairement les résultats attendus afin que tous les participants comprennent l’importance de leur présence et puissent se préparer en conséquence. Préparer un ordre du jour auquel chacun a accès en amont de la réunion

Conseil n°2 : Limiter la durée et répartir le temps 

Les réunions n’ont pas besoin d’être longues pour être productives. Nous vous conseillons  de fixer une durée limitée et d’essayer de la respecter. Cela incitera les participants à rester concentrés et à aller droit au but. Si tous les points à l’ordre du jour n’ont pas été abordés à la fin du temps imparti, planifiez une autre réunion ou trouvez d’autres moyens de les traiter en dehors du cadre de la réunion.

Conseil n°3 : Convier les personnes concernées 

La participation de chacun à une réunion doit être pertinente. Évitez d’inviter des personnes qui n’ont pas de rôle clair à jouer ou qui ne sont pas directement concernées par les sujets à l’ordre du jour. Cela permettra de maintenir un niveau élevé d’engagement et d’éviter les distractions inutiles.

Conseil n°4 : Mettre en place un ordre du jour 

Un ordre du jour bien préparé est la clé d’une réunion efficace. Pour être optimisé, nous vous suggérons que l’ordre du jour inclut les sujets à discuter, le temps alloué à chaque sujet et les personnes responsables de les présenter. Envoyez l’ordre du jour à tous les participants avant la réunion pour qu’ils puissent se préparer en conséquence et contribuer de manière significative aux discussions.

Conseil n°5 : Encourager la participation de tous

Chaque participant doit avoir la possibilité de se sentir encouragé à contribuer aux discussions. Encouragez un environnement ouvert où les idées peuvent être partagées librement et où chacun se sent écouté. Évitez les monologues prolongés et favorisez les échanges dynamiques.

Conseil n°6 : Documenter les décisions et les actions à entreprendre

À la fin de chaque réunion, nous vous préconisons de récapituler les décisions prises et les actions à entreprendre. Assignez des responsabilités claires à chaque personne et fixez des délais pour garantir le suivi. Cela permettra de maintenir l’élan et d’assurer que les prochaines étapes sont claires pour tous.

—————

En conclusion, la création d’un environnement de réunion efficace nécessite une planification minutieuse, une gestion du temps judicieuse et un engagement de la part de tous les participants. En suivant les conseils de la team du Loft, vous pouvez transformer vos réunions en des moments productifs où les idées sont échangées, les décisions sont prises et les actions sont entreprises de manière efficace.

Besoin d’un espace pour vos rassemblements professionnels ? Le Loft vous accueille pour vos réunions, séminaires, et tout autres événements d’entreprises jusqu’à 70 personnes.

Contactez nous au 02 23 24 56 53 ou bien à contact@coworkinrennes.com